Найти информацию в своей почте легче, чем в истории браузера. Отправьте страницу на email, чтобы вернуться к ней позже.

Не перекармливайте шредер!

24.05.2013

Пара простых рекомендаций, как без дополнительных затрат сократить расходы организации на печать.


Наши советы могут показаться элементарными и «лежащими на поверхности». Однако, при всей их очевидности в большинстве организаций никто не осознаёт действительной величины расходов на печать, и IT-службы, безосновательно полагая их несущественными, пренебрегают даже простейшими методами сокращения издержек.

Считается, что переход на перезаправку или неоригинальные картриджи это всё, что можно сделать для снижения затрат на печать. Мы не будем здесь доказывать недальновидность такой экономии – этим и так регулярно занимаются производители принтеров и МФУ. Мы покажем, что есть ещё несколько других простых, а главное, не затратных способов тратить меньше на «корм для шредера», которые не требуют закупки дополнительного ПО или замены зоопарка печатающих устройств.

Обычно стоимость отпечатанной страницы пользователи определяют «по-простому»: делением цены картриджа на его заявленный ресурс. Однако если мы с вами хотим получить более близкую к реальности величину, то придётся удвоить получившийся результат – так мы приблизимся к действительному, а не «стандартному» (5-процентному) заполнению страницы тонером, учтём цену бумаги и износ ресурсных деталей печатающего устройства (ролики, «печка» и прочее).

Разумеется, полученная величина всё равно остаётся приблизительной, так как вклад тонера в окончательную цену напечатанной страницы варьируется для разных устройств в довольно широких пределах, и работа инженера по обслуживанию техники тоже сколько-то стоит. Но и так уже ясно, что ваш офис тратит на печать намного больше, чем кажется на первый взгляд – последним шагом в наших вычислениях будет умножение расчётной стоимости листа на количество бумаги, расходуемой офисом за год (напомним: в пачке 500 листов). Умножили? Впечатляет? :)

Итак, что же можно предпринять, чтобы, не производя новые траты, снизить издержки на офисную печать?

  • Проведите аудит используемых в рабочих процессах документов и определите, с какими из них можно работать на экране и не распечатывать на бумаге для того, чтобы к концу дня они оказались в мусорных корзинах.

  • Сведите к минимуму количество персональных настольных принтеров и маленьких МФУ. Если проделать описываемый выше расчёт для разных моделей печатающей техники, станет очевидным, что дороже всего обходится печать на цветных и на персональных устройствах. Вообще, чем дешевле сам принтер, тем выше стоимость печатаемых на нём страниц.

  • Расставьте печатающие устройства по офису таким образом, чтобы наиболее производительные были расположены максимально близко и удобно для сотрудников, которые много печатают. Иногда одна лишь рациональная перестановка принтеров даёт удивительный эффект экономии за счёт правильного перераспределения нагрузки между ними.
    Практика показывает, что даже если в результате такой перестановки печатающее устройство оказывается от кого-то дальше, чем раньше, но при этом находится по пути на кухню, помещение для курения или (извините!) в туалет, сотрудники быстро приспосабливаются к такому обстоятельству. ;)

  • Ограничьте объём цветной печати и копирования. Как правило, внутренние документы могут обойтись без цветных логотипов и изображений. Исключение составляют презентации – если в них много диаграмм и фотографий, их, конечно, лучше печатать в цвете. Просто не забывайте при этом использовать экономичный режим (а это 20–30% экономии тонера).

  • Пусть IT-служба установит наиболее активно печатающим пользователям в качестве принтеров по умолчанию самые мощные из расположенных поблизости устройств.

  • Также попросите ваших айтишников настроить по умолчанию для всех пользователей печать в экономичном режиме и на обеих сторонах бумаги (если устройство поддерживает такую функцию). Для печати в наилучшем качестве «продвинутые» сотрудники могут сами менять настройки драйвера для каждого конкретного задания, а для тех, кто не захочет в это вникать, можно сделать в папке «Принтеры» ещё одну копию драйвера с другими настройками и соответствующим названием, чтобы они выбирали её для «чистовой» качественной печати.

  • Научите пользователей печатать презентации PowerPoint и таблицы Excel компактно: соответствующие опции есть в настройках печати этих программ и вовсе не сложны. Слайды будут прекрасно читаться, если разместить их по 2 на страницу и с обеих сторон, а листы с не поместившимися колонками таблицы не полетят из принтера сразу в мусорное ведро, если воспользоваться предварительным просмотром и выбрать область и масштаб печати.

Для оценки эффекта попросите закупщиков бумаги и картриджей сравнить квартальные затраты до и после применения наших рекомендаций. Ради пущей точности можно переписать значения счётчиков всех участвующих в эксперименте устройств в начале и в конце квартала. Можем предположить, что разница составит 10–15%.

Если в вашей организации много печатающей техники и вы хотели бы достичь в экономии расходов более внушительных цифр, обратите внимание на решения для управления печатью: они позволят проводить аудит печати, централизованно применять описанные выше рекомендации, разграничивать доступ к устройствам по группам пользователей, сегментам принтеров, типам документов, времени суток, использованию цвета, осуществлять мониторинг и регистрацию всех заданий на печать и копирование, своевременно отправлять уведомления об оставшемся ресурсе регулярно заменяемых узлов и расходных материалов в IT-службу или сервисный центр. Решения, предоставляющие доступ к печатающим устройствам через идентификацию пользователей (чаще всего с помощью карточек-пропусков в офис), не только стоят на страже информационной безопасности, но и помогают экономить, ограничивая печать не относящихся к работе материалов, а также сводят к нулю проблему брошенных у принтеров распечаток.


 
Nicotech International © 2017
+7 (499) 500-38-29
Написать письмо
Больше новостей в twitter linkedin facebook vk googleplus youtube

Просим размещать ссылку на первоисточник при цитировании материалов нашего сайта.