Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет рабочий процесс, делая его малоэффективным. Сотрудниками компаний печатается огромное количество документов, большая часть которых не используются в дальнейшем. Документы превращаются в дорогостоящую макулатуру, которая без разбора летит в корзину. Таким образом, отсутствие контроля за процессами печати ведет к увеличению ее стоимости, увеличению количества печатаемых документов и офисному хаосу.
Что же можно предпринять, чтобы тратить меньше на «корм для шредера»?
- Проведите аудит используемых в рабочих процессах документов и определите, с какими из них можно работать на экране и не распечатывать на бумаге для того, чтобы к концу дня они оказались в мусорных корзинах.
- Сведите к минимуму количество персональных настольных принтеров и маленьких МФУ. Дороже всего обходится печать на цветных и на персональных устройствах (вообще, чем дешевле сам принтер, тем выше стоимость печатаемых на нём страниц).
- Расставьте печатающие устройства по офису таким образом, чтобы наиболее производительные были расположены максимально близко и удобно для сотрудников, которые много печатают. Иногда одна лишь рациональная перестановка принтеров даёт удивительный эффект экономии за счёт правильного перераспределения нагрузки между ними.
- Пусть IT-служба установит наиболее активно печатающим пользователям в качестве принтеров по умолчанию самые мощные из расположенных поблизости устройств.
- Также попросите ваших айтишников настроить по умолчанию для всех пользователей печать в экономичном режиме и на обеих сторонах бумаги (если устройство поддерживает такую функцию). Для печати в наилучшем качестве «продвинутые» сотрудники могут сами менять настройки драйвера для каждого конкретного задания, а для тех, кто не захочет в это вникать, можно сделать в папке «Принтеры» ещё одну копию драйвера с другими настройками и соответствующим названием, чтобы они выбирали её для «чистовой» качественной печати.
- Научите пользователей печатать презентации PowerPoint и таблицы Excel компактно: соответствующие опции есть в настройках печати этих программ и вовсе не сложны. Слайды будут прекрасно читаться, если разместить их по 2 на страницу и с обеих сторон, а листы с не поместившимися колонками таблицы не полетят из принтера сразу в мусорное ведро, если воспользоваться предварительным просмотром и выбрать область и масштаб печати.
Если в вашей организации много печатающей техники и вы хотели бы достичь в экономии расходов более внушительных цифр, обратите внимание на
профессиональные продукты для управления печатью. Решения, предоставляющие доступ к печатающим устройствам через идентификацию пользователей (чаще всего с помощью карточек-пропусков в офис), не только стоят на страже информационной безопасности, но и помогают экономить, ограничивая печать не относящихся к работе материалов, а также сводят к нулю проблему брошенных у принтеров распечаток.
Все эти процедуры помогут компаниям уменьшить количество используемой в работе бумаги и начать в рамках одной конкретной компании решать экологические задачи по сокращению нецелевого использования бумаги. И таким образом, уменьшить воздействие печати на окружающую среду.
И никогда нельзя забывать о том, что лучше потратить время и сдать лишнюю использованную бумагу на переработку (что регулярно делает компания «Никотех»), а не выбрасывать ее.
